【Googleカレンダー】【IFTTT】予定を登録したら指定した相手に通知メールを送る方法メモ♪

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作成時のポイント

  • 共有用の Google カレンダーを1つ用意する。新規に作っても既存のカレンダーを流用してもよい。
  • カレンダーの設定の、「特定のユーザーと共有」で共有したい相手のメールアドレスを登録して、共有設定する。
  • IFTTT の チャンネルを通じて、IFTTT と Googleカレンダーの共有用のカレンダーとを連携させる
  • IFTTT の IF を使って、新規予定が作られたら指定したメールアドレスにメールするレシピを登録する

使用時、運用時の注意

  • カレンダーに予定を作った時のみに通知メールが送信される。予定の内容を変更した時にはメールは送信されない。
  • IFTTT で Googleカレンダーや Gmail のチャンネルを Reconnect したり Disconnect すると自動で通知メールするレシピが勝手に削除される

以下次の順番で、共有用の Googleカレンダーに予定を追加したら自動的に通知メールを送る手順をノートいたします♪

  1. Google カレンダーで新しいカレンダーを作る or 編集して共有設定をする手順
  2. チャンネル!IFTTT と Googleカレンダーの共有用のカレンダーとを連携する手順
  3. IFTTT の IF ♪Googleカレンダーで新規予定を作ったら、指定したメールアドレスにメールするレシピを作る手順

1.Google カレンダーで新しいカレンダーを作る or 編集して共有設定をする手順

  1. Googleカレンダーにアクセス
  2. 右上の歯車アイコン > 設定
    右上の歯車アイコン > 設定
  3. 「カレンダー」タブ
    「カレンダー」タブ
  4. カレンダーを作成または編集ページヘ
    カレンダーを作成または編集ページヘ

    • カレンダーを新規作成する場合は「新しいカレンダー」。
    • 既存のカレンダーを編集する場合は、カレンダーの共有の列から「このカレンダーを共有」または「共有: 設定を編集」
  5. 特定のユーザーと共有の、ユーザーにメールアドレスを入れ、権限の設定の選択し、保存する。
    特定のユーザーと共有の、ユーザーにメールアドレスを入れ、権限の設定の選択し、保存
    選べる権限は次の4つ

    • 変更および共有の管理権限
    • 予定の変更権限
    • 閲覧権限(すべての予定の詳細)
    • 予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)

以上の手順でメンバーと共有するためのカレンダーを用意することができました。このとき、共有相手には共有のメンバーであることを知らせる通知メールが送信されますの。

なお、わたくしは以前別件で IFTTT と連携したカレンダーがございましたのでそれを編集する形をとりましたわ。

編集内容は、カレンダーの名前の変更と、共有相手の設定ですの。ちなみに、権限は閲覧権限のみといたしました。

2.チャンネル!IFTTT と Googleカレンダーの共有用のカレンダーとを連携する手順

  1. Discover new Channels – IFTTT にアクセス
  2. Search Channels フォームに「google calendar」と入力して、Google Calendar をクリック
  3. Connect をクリック(再連携する場合は Reconnect Channel)
    Connect をクリック
  4. IFTTT が次の許可をリクエストしています: と質問される。「承認する」
    IFTTT が次の許可をリクエストしています:
  5. 「Which calendar would you like to use with IFTTT?」とどのカレンダーを IFTTT で使用するか尋ねられるので、連携したいカレンダーを選択して、「Update」
    Which calendar would you like to use with IFTTT?
  6. Calendar name:、Email address:、を確認して連携したいカレンダー名と、自分のメールアドレスであることを確認。
    Calendar name:、Email address:、を確認

Google カレンダーで共有設定をカレンダーに追加した時、カレンダー名を変更いたしました。

それから IFTTT の Channel ページから Googleカレンダーの Google Calendar Channel ページを見てみますと、カレンダー名が変更前のままでございました><。

ですので Reconnect Channel で再連携いたしました。

3.IFTTT の IF ♪Googleカレンダーで新規予定を作ったら、指定したメールアドレスにメールするレシピを作る手順

  1. マイレシピページの IF Recipes – IFTTT へアクセス
  2. 「Create a Recipe」
  3. 「this」をクリックし、step 1 Choose Trigger Channel。Google Calendar を選択
    step 1 Choose Trigger Channel。Google Calendar を選択
  4. Choose a Trigger step 2 of 7。「Any new event added」
    Choose a Trigger step 2 of 7。「Any new event added」
  5. Complete Trigger Fields step 3 of 7。「Create Trigger」
    Complete Trigger Fields step 3 of 7。「Create Trigger」
  6. 「that」をクリックし、Choose Action Channel step 4 of 7。Gmail を選択
    「that」をクリック
    Choose Action Channel step 4 of 7。Gmail を選択
  7. Choose an Action step 5 of 7。「Send an email」を選択。
    Choose an Action step 5 of 7。「Send an email」を選択。
  8. Complete Action Fields step 6 of 7。次のフィールドをアレンジして埋めて、「Create Action」。
    Complete Action Fields step 6 of 7。次のフィールドをアレンジして埋めて、「Create Action」。

    • To address: カレンダーを共有したい人物のメールアドレスを記入。Googleカレンダーを共有した相手のメールアドレスを入れる。
    • Subject: メール件名。デフォルトで予定のタイトル、開始時間、が入っている。
    • Body: メール本文。デフォルトで予定のタイトル、詳細、場所、開始時間、終了時間、予定の作成時間、予定の URL、IFTTT へのリンク、が入っている。
    • Attachment URL: よくわからない。使用していない。
  9. Create and connect step 7 of 7。レシピタイトルを付ける。入力が終わったら、「Create Recipe」
    Create and connect step 7 of 7。レシピタイトルを付ける。

これで完成です!テストの予定を Googleカレンダーの共有設定したカレンダーで作成し、IFTTT からメールが送られるかどうか、試しておしまいです!

ちなみに、Choose a Trigger step 2 of 7 で選択できる Googleカレンダーのトリガーとしては、次の 3 つがございます。

Any event starts
This Trigger fires within 15 minutes of the starting time of any event on your Google Calendar.

Event from search starts
This Trigger fires within 15 minutes of the starting time of an event on your Google Calendar that contains a specific keyword or phrase. The search looks at the event’s Title, Description, and Location.

Any new event added
This Trigger fires every time a new event is added to your Google Calendar.

予定がスタートした時、検索ワードにヒットした予定がスタートする15分前になった時、新しい予定が追加された時。

いろいろできそうですわね♪

ちなみに、Choose an Action step 5 of 7 で選択したアクションの Gmail 操作は、「Send an email」以外にはございませんでした。

おわりに

Googleカレンダーは簡単な操作で指定したメンバーにだけ予定を公開でできてとても便利ですわ♪

ただ、予定を追加した時にそれを自動的に相手に伝えることができません><。口頭で伝えるのが一番よいですけれども、それを忘れてしまうこともございます。

ですので自動的に相手通知できたらいいな♪と思っておりました。

IFTTT を使用することで、メールを送るという形で相手に知らせることができるようになりました。

相手が見たことを保証することはここまでしても不可能ですけれども、少しでも予定の共有を漏らすことを防止することに繋がると存じます。

最後に、次のページが参考になりました。手順はなぞっておりませんが、Googleカレンダー + IFTTT という視点で気づきを得ることができましたの♪ありがとう存じます!

以上です。


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